Técnicas de Facilitação para Reuniões Produtivas

adaptFrequentemente escutamos que há muitas reuniões em nossas semanas, que há muitas reuniões improdutivas e que algumas reuniões são necessárias para que não haja retrabalho ou esforço excessivo de comunicação. Atualmente, em um ambiente corporativo onde muito se fala em trabalho remoto, questiona­sse muito a necessidade de reuniões, principalmente as reuniões longas e pouco objetivas. Quando um profissional possui as técnicas de facilitação adequadas, é possível até extrair as informações das quais precisa sem que haja uma reunião. Quando o dono de uma reunião é um facilitador experiente que sabe a estrutura adequada para atingir seu objetivo, ele proporciona excelentes experiências dinâmicas com sessões em grupo, leves e curtas, e consegue informação de qualidade em troca. Quando um facilitador está focado no seu objetivo sem que seja necessário torturar as pessoas, não há mais longas reuniões e sim pequenas sessões de imersão onde sempre há um resultado produtivo, seja em uma sala de reunião ou em um sofá no Starbucks.

Data: 27 e 28 de Abril
Horário: das 9:00h às 18:00h
Carga horária: 16 horas
Total de vagas: 20
Idioma: português
Local: Rua Haddock Lobo, 684 – Cerqueira Cesar – São Paulo/SP
Instrutor: Rafael Nascimento
Valor normal: R$ 1.800,00
Valor Agile Week:
-De 14/02 a 26/03: R$ 780,00
-Após 26/03: R$ 990,00

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Objetivo

Ensinar a qualquer pessoa que precise facilitar reuniões em uma corporação como proporcionar a melhor experiência para cada participante e atingir seus objetivos com a sessão, sem desperdiçar tempo e energia dos participantes.

Público-alvo

Qualquer pessoa que precise colher informações de um grupo de pessoas para tomar decisões.

Ementa

Os princípios e o processo de facilitação

São 10 os princípios que norteiam o processo de facilitação e nos ajudam a preparar reuniões, informar e envolver os participantes, manter um grupo focado, colher e visualizar as informações que surgem durante as discussões, detectar e resolver disfunções, manter o foco no consenso, manter a energia e o ritmo e encerrar adequadamente reuniões. Destes princípios emerge um conjunto de práticas, guiado pelo facilitador, para que possamos extrair o máximo de eficácia de nossas reuniões.

Preparando uma reunião

O primeiro passo para uma reunião produtiva é uma preparação adequada. É necessário colher as informações pertinentes aos participantes, identificar os participantes­chave, definir uma pauta, preparar as saídas, dominar o processo, informar­se sobre os participantes e sobre os tópicos da reunião, preparar o ambiente adequadamente e arquitetar uma introdução eficaz.

Iniciando uma reunião

Grande parte da produtividade de uma reunião pode se perder em um início pobre. É importante uma boa introdução sobre o assunto e uma configuração de sala que jogue a seu favor. Além disso, é essencial revisar a pauta, já divulgada entre os participantes, estabelecer regras de comportamento para que a reunião transcorra com foco adequado, definir as “válvulas de escape” para informações/discussões pouco pertinentes à reunião e garantir que todos tenham a mesma visão sobre o que é consenso.

Focando o grupo

Um dos maiores problemas em reuniões é a perda ou falta de foco dos participantes. Para contronar este problema, é importante manter o objetivo e os assuntos em pauta sempre claros e visíveis a todos, redirecionar questões paralelas para fora da linha principal da reunião, criar checkpoints durante a reunião, revisar e sumarizar resultados e estar sempre atento ao tempo da reunião e à energia dos participantes.

Respeitando o poder da caneta

Palavras voam. E voam mais longe ainda entre os nossos ouvidos. É fundamental que toda informação pertinente à reunião seja escrita em algum lugar visível a todos os participantes da reunião, garantindo que todos estejam tratando do mesmo ponto. O facilitador de uma reunião deve garantir que a caneta em suas mãos está a serviço dos participantes da reunião, e não ao seu proprio. É importante manter a clareza e a organização do que é escrito e garantir que o que está sendo escrito de fato corresponde com o que foi dito.

Coletando informações

Uma das principais capacidades de um bom facilitador é a de saber coletar e organizar as informações, de forma a, enfim, facilitar o andamento de uma discussão ou a tomada de decisões. Para tal, o facilitador se utiliza de perguntas que extraiam a informação necessária, que será, em grande parte, listada, categorizada e priorizada pelos proprios participantes.

Gerenciando disfunções

Grande parte das reuniõoes sofre por comportamentos disfuncionais de seus participantes. Estas disfunções acontecem devido à diversidade de personalidades presente, algo bom para a inovação, mas ruim para o consenso. Compreender os comportamentos disfuncionais e saber separar sintomas das causas para que seja possível detectar e prevenir estes comportamentos ajuda a manter o foco da reunião e garantir a sua produtividade.

Construindo consenso

Nem sempre todos os participantes de uma reunião têm a mesma visão sobre o que é consenso e sobre a necessidade de um acordo unânime sobre determinado tópico. O facilitador deve garantir que todos têm a mesma visão e amenizar o confronto de opiniões mantendo o acordo nas mãos dos participantes e ajudando­os a buscar o meio­termo através de alternativas, técnicas de priorização e técnicas para a busca do consenso.

Mantendo a energia alta

A energia de uma reunião é imediatamente refletida na riqueza de seus resultados. Se o facilitador consegue manter a energia de uma reunião alta, manter as pessoas ativas, envolvidas com os tópicos e produzindo subsídios em equipe, há grandes chances dele ser bem­sucedido em ajudar estas pessoas a tirar o melhor proveito possível de sua reunião.

Fechando a sessão

Uma reunião não deve terminar com “é isso” ou “pronto”. É fundamental planejar tempo para revisar as atividades executadas, o propósito da reunião, os assuntos paralelos que foram redirecionados e solicitar a avaliação do resultado da reunião ao grupo. Avaliar se o tempo planejado para a reunião foi suficiente também é importante. Reunião encerrada, é hora de informar os resultados aos interessados nos produtos da reunião e documentá­los.

Montando uma pauta

Uma pauta de reunião deve estar baseada em objetivos e deve ser desenvolvida de acordo com as necessidades específicas. É importante confirmar a pauta com os interessados em seu resultado e, então, preparar uma pauta detalhada. Ainda assim, pode ser que seja necessário mudar a pauta durante a reunião. Uma pauta também pode carregar consigo recomendações para os participantes e deve ser utilizada para revisar a produtividade da reunião.

Treinamento oferecido por:

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Instrutor:

Rafael Nascimento (@rafanasil)

Rafael NascimentoRafael Nascimento é desenvolvedor de software, gerente de produto e Lean expert com mais de 15 anos de experiência em desenvolvimento de software, coordenação de equipes multidisciplinares e gestão de projetos, produtos e mudanças. Seu objetivo é facilitar as vidas das pessoas através do software e cultivar um ambiente organizacional que inspira equipes a atingirem seu potencial máximo. É facilitador Management 3.0, Certified Scrum Professional (CSP) pela Scrum Alliance, Professional Scrum Master (PSM) pela Scrum.org, Personal & Professional Coach (PPC) pela Sociedade Brasileira de Coaching, Agile Coach Professional (ACP) pelo Instituto de Coaching Aplicado a TI (ICA-TI) e Effective Facilitator pela Leadership Strategies.